El back office se refiere a las actividades internas que rigen el funcionamiento de una empresa. Es la base operativa de gestión y administración empresarial y la clave para mejorar su rendimiento. Estas son sus principales funciones:
- Por un lado, suministra información y herramientas al front office para la atención al cliente. Con ello se agilizan las tareas de dicho departamento.
- Por el otro, es esencial para los procesos financieros, gestionando tareas de contabilidad, flujo de caja, conciliaciones bancarias y métodos de pago.
- También gestiona y apoya en las áreas de seguridad, recursos humanos, compliance, infraestructura física y tecnológica de la empresa.
- Y, finalmente, vela por la operatividad y el funcionamiento de los canales de comunicación, sistemas informáticos y datos.
Relevancia del back office en el sector financiero y sus ventajas
Las soluciones fintech son la clave para la integración de tecnologías que permitan la transformación digital en este sector empresarial.
Según KPMG (s.f.), tras la pandemia aumentaron en un 50 % las ventas a través de canales digitales. Con la proliferación del e-commerce, el back office digital se vuelve prioritario en las empresas dedicadas a los servicios financieros. Y es que optimizar y automatizar agiliza los procesos administrativos y asegura que las tareas operativas sean realizadas.
El mundo financiero participa de esta transición dando paso a un modelo de negocio más eficiente e innovador. Digitalizar este módulo de operaciones permite ejecutar tareas operativas de forma ágil y rápida. También mejora la experiencia digital del cliente por su interconectividad con los canales de atención.
Ventajas asociadas al back office digital
El back office, además, da paso a las siguientes ventajas:
- Reducir los archivos físicos, pasando del papel al formato digital. Esto facilita el almacenamiento de datos y da paso a la toma de decisiones con modelos predictivos, por ejemplo.
- Automatizar procesos de gestión de datos para reducir el trabajo manual y el error humano. Aprovechando el flujo de información, habrá mayor seguimiento y control.
- Minimizar costos y tiempos de respuesta asegurando la disponibilidad a través de la infraestructura digital. Esto permite canalizar el flujo de trabajo de manera digital, una mejor gestión y resolución de problemas.
- Optimizar y agilizar los canales de comunicación. Permite automatizar interacciones con clientes. Al mismo tiempo, canaliza incidencias y operaciones reduciendo el margen de error. También mejora la experiencia al cliente y aumenta la presencia en los canales digitales.
- Agilizar los procesos de compliance, facilitando tareas de evaluación de riesgos, asesoramiento y cumplimiento de marcos legales. Esto permite gestionar acuerdos, conciliaciones y demás procesos a través de la información compilada.
- Entrega de servicios financieros a través de la web. Por ejemplo, implementar herramientas fintech como la firma digital, las wallets y tarjetas virtuales, la verificación biométrica y la atención por canales digitales.
Al realizar estos procesos integrales digitalmente, las empresas pueden aumentar su productividad. De hecho, un estudio de McKinsey (2022) señala que la optimización de estos servicios permite:
- Reducir entre un 20 y 30 % los costos fijos.
- Acelerar un 20 % los plazos de entrega.
- Aumentar entre un 5 y 10 % la satisfacción al cliente.
- Generar un 3 a 5 % de ganancias adicionales.
¿Cómo acceder a estos beneficios?
La digitalización del back office requiere de una arquitectura de microservicios y plataformas digitales que permitan su implementación. La modularidad de estas tecnologías las hace escalables y permite ajustarse a los cambios de las dinámicas del mercado.
Asimismo, la orquestación de los microservicios favorece la agilidad y eficiencia al realizar las tareas operativas. Su interoperabilidad permite trabajar con el front office y demás áreas de la organización. Por otra parte, estas tecnologías permiten generar métricas para un análisis de datos más profundo en pos de una mejora constante en las empresas.
Esto hace necesario que las empresas tomen medidas para aprovechar los beneficios de su modernización y digitalización. Por ello, te invitamos a conocer las soluciones de iuvity para alcanzar estos objetivos.
Referencias bibliográficas
Eklund, S., Kabra, R., & Rao, S. (2022). Optimizing front- and back-office services in advanced electronics. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/industries/advanced-electronics/our-insights/optimizing-front-and-back-office-services-in-advanced-electronics
KPMG. (s.f.). Backoffice: lo que el cliente no ve, pero las empresas deberían poner en el centro de su estrategia. https://www.tendencias.kpmg.es/2020/07/transformacion-digital-backoffice/
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